采购认知超负荷？别担心，轻松应对有妙招！
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作者：Carolyn Mathas，贸泽电子专稿
发布日期：2024年9月26日
很难想象采购专员，尤其是电子行业的采购人员，曾几何时遇到过如此复杂的情况和信息。随着关税、法规变化、材料短缺和价格波动的不断更新，保持与时俱进已成为一项挑战。
如今的采购流程必须同时实现成本效益，确保快速上市，降低各种风险，并保持必要的质量和灵活性，以保持竞争力。利用能够提供实时洞察力和行业趋势自动更新的工具和平台，可以帮助采购专员更有效地管理这种认知负荷。
例如，贸泽电子等授权代理商提供的采购工具通过自动库存跟踪、 价格更新和材料可用性通知，让专业人员能够简化复杂的任务。这样的工具有助于减少认知超负荷，让团队专注于决策，而不是不断监控最新变化情况。通过采用类似的解决方案，采购人员可以预见行业变化，并专注于优化工作流程，从而确保在动态市场中的效率和适应性。
什么是认知超负荷？
认知超负荷也称为信息瘫痪。[1]认知负荷理论最初是由教育心理学家约翰-斯韦勒 (John Sweller) 在20世纪80年代提出的，该理论认为，大脑在特定时间内能够处理的知识或任务是有限的。
认知负荷过重的症状包括注意力不集中、工作效率下降、决策失误、压力增大，最后导致倦怠。[2]对于电子元器件采购团队来说，导致超负荷的因素包括:
- 元器件淘汰与更新速度快
- 技术规格和合规性要求激增
- 需要更好地管理供应商关系
- 多种采购方案可供选择
- 有能力驾驭复杂的全球供应链，同时关注网络安全挑战
随着认知超负荷的出现，进一步的症状可能包括记忆障碍、消极、焦虑、抑郁、烦躁、易怒和孤独。
认知超负荷与采购
根据Gartner公司的数据，83%的员工认为当今供应链和整体商业环境日益复杂，令他们不堪重负。[3]在采购方面，认知超负荷会导致采购和选择电子元器件时出现决策、准确性和效率方面的绩效问题。它还会对工作满意度和心理健康产生负面影响。最终，企业要为由此造成的错误增多、供应链中断和成本超支付出代价。
如果超负荷问题得不到解决，企业还可能面临员工倦怠和采购人员工作效率下降的风险。
解决认知超负荷问题
企业和专业人员有无数种方法来解决认知超负荷问题，包括跟踪和监控员工体验、简化众多采购操作（包括工作流程和决策规则）、整合流程图和模板以便更直接的执行，以及将采购人员的战略工作任务与战术任务分开。
另一项重要的内部行动是有效地确定任务的优先级。例如，可以使用艾森豪威尔矩阵 (Eisenhower Matrix) 决策工具来区分任务的重要程度和紧急程度，从而确定任务优先级，以及委派和撤消任务。[4]另一个提高效率的工具是用于时间管理的番茄工作法，可通过短暂的休息将工作划分为多个时间间隔。[5]
此外，采用自动化工具和简化流程以减少手动操作，可以节省时间和工时，让专业人员能够专注于更有价值的工作。企业可以通过搜索和比较新产品设计工具来优化数据管理。这种数据可视化使电子元器件信息更易于消化。
通过制定明确的数据管理规范和使用协作工具，企业可以改善团队沟通，减少认知超负荷的可能性。
供应链上的公司提供了各种在线工具，来简化采购专员的工作。例如，贸泽电子提供了一整套提高效率的服务与工具，包括FORTE、智能BOM工具®和一套API解决方案。
结语
压力和超负荷是电子元器件采购专员面临的现实问题。虽然完全消除压力源可能很难，但专业人员可以利用丰富的资源、成熟的做法和工具，将认知超负荷转化为短暂的回忆。
参考资料
[1]https://www.mayoclinichealthsystem.org/hometown-health/speaking-of-health/cognitive-overload
[2]https://hrexecutive.com/how-hr-can-spot-and-solve-your-teams-cognitive-overload/
[3]https://www.thescxchange.com/articles/6702-in-tough-times-gartner-recommends-adopting-an-offset-strategy
[4]https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/
[5]https://www.pomodorotechnique.com/