提升采购效率之道

February 19, 2025

（图源：Murrstock/Stock.adobe.com）

电子元器件采购是一个竞争激烈、快节奏、发展迅速的行业。业内专家普遍认为，采购过程中的效率低下问题源于多种因素，而采购专业人员必须发现、了解并消除这些问题，才能跟上市场步伐，积极主动地提升市场地位。

效率低下的常见根源

从管理的角度来看，供应链管理在电子元器件行业中扮演着重要角色。全球化的供应链，以及通货膨胀、地缘政治紧张局势、自然灾害和快速变化的法规等不可预见的全球事件，与市场的正常和异常波动交织在一起，威胁着电子元器件从供应商到制造商再到最终客户的交付效率。因此，高效的供应链管理对于这个行业的韧性至关重要。

规划不足会导致供应中断和交货周期延长。通常情况下，高效规划是必须的。如果缺乏规划，再叠加不可预见的全国性、全球性乃至地方性事件，问题就会变得更加严重。库存过剩、缺货、临时采购以及运营和运输成本上升，最终都会影响到利润和各方合作关系。

在许多情况下，沟通不畅会导致各方对需求和规格的理解出现偏差，直接引发错误、延误和质量问题。信息传递不当，往往会导致电子元器件在订购或生产中出现错误，继而造成交付延迟、返工、成本上升，甚至让产品出现故障。此外，低效沟通还会降低决策效率、协作能力和供应链敏捷性。

在采购工作中，减少干预是更为可取的做法，因为手动操作意味着更多地依赖人工流程。纸质发票以及手工匹配发票和订单的做法至今依然存在，但这么做的成本非常高昂。根据Jaggaer发布的《The State of Procurement 2024》（2024年采购状况）报告，42%的受访者表示，高度依赖人工流程以及缺乏战略思考所需的时间，正阻碍采购效率的提升 ^[1]。虽然许多企业都已经认识到高度自动化采购流程的价值，但对其他企业而言，自动化仍然是属于“遥远未来”的事情。随着人工智能（AI）越来越多地应用到采购解决方中，这些企业面临的技术鸿沟会越来越宽。

在分析常见的低效因素时，不妨思考一下，你需要整个流程的参与者（从采购专业人员到供应商）完成多少个步骤？能否与团队合作，减少这些低效环节？

通过审计发现低效问题

确保采购流程高效、合规的方法之一是开展审计。审计的内容涵盖内部控制、供应商招标、谈判、选择、采购订单与合同管理、合同执行以及运营效率等多个方面。

审计工作需要耗费一些时间，而且要定期开展。审计团队的任务包括对合同、采购记录、现有采购流程的各个阶段、投标评估、合同管理、差异及其产生原因以及流程瓶颈进行审查。这项工作的目标是确保企业符合法规要求、尽可能降低风险，并持续优化采购实践。

准备审计时，需要收集这些文件：最新的采购政策与流程、供应商合同与协议、采购订单（以及每份订单的证明文件）、发票与付款记录、收货与交货记录、供应商资料以及供应商业绩评估。其他有用的文件包括评估标准与供应商评分记录、往来沟通记录、内部流程控制文件（如审批流程、既往审计的整改措施或未决事项）以及采购预算。

完成文件收集后，审计的步骤包括：

· 任命首席审计师并授权团队成员，组建审计团队

· 与利益相关者访谈

· 确定采购流程中的问题

· 进行深度采购分析

· 审查供应商关系、协议、合同，以及选择供应商时的道德实践

· 检查现有内部控制措施

· 调查非流程支出

· 评估培训体系

最终审计分析应确保采购符合政策、标准和法律要求，确定工作流程中的障碍，评估控制措施的有效性，从而优化效率，并评估人力、技术和预算等资源的利用效率，以便在保持质量的同时尽可能提高生产力。此外，审计分析中还应包括风险识别与评估。

采购人员本身就是采购工作最宝贵的资产之一。审计过程应该鼓励他们积极参与，找出元器件采购中的痛点，通过调查收集他们的宝贵意见，培训他们掌握最佳实践和新技术，并积极推动他们接受和推动改进措施。

审计分析结束后，应提交审计报告，并提出可追踪的整改建议。